Kế hoạch không chỉ là bản mục tiêu, phương hướng hoạt động mà còn là căn cứ để đánh giá hiệu quả công việc. Để xây dựng kế hoạch truyền thông khả thi, bạn có thể áp dụng 5 bước sau:
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CHUNG CỦA DOANH NGHIỆP
Xác định được mục tiêu chung của doanh nghiệp, bạn có thể điều chỉnh các mục tiêu truyền thông nội bộ tương thích với chiến lược chung theo từng giai đoạn. Để hiểu rõ hơn về mục tiêu chung, nhân viên phụ trách truyền thông nội bộ có thể làm những việc sau:
- Tham gia cuộc họp với Ban điều hành để biết được mục tiêu tiếp theo của doanh nghiệp.
- Tổ chức cuộc họp 1-1 với lãnh đạo các phòng ban để hiểu về mục tiêu năm mới của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
- Nếu có nhiều người cùng thực hiện truyền thông nội bộ, hãy truyền đạt các mục tiêu trên với cả nhóm càng sớm càng tốt để có được nhiều ý tưởng hơn trong quá trình phổ biến thông tin.
ĐẶT RA MỤC TIÊU VÀ KẾT QUẢ THEN CHỐT (OKR)
Sau khi xác định được định hướng tương lai của công ty, bạn cần đặt ra mục tiêu và cách thức hành động cho hoạt động truyền thông nội bộ.
- Bạn có thể áp dụng mô hình OKR để xác định mục tiêu và kết quả then chốt. Mục tiêu (Objective) là đích đến (Key result) của hoạt động truyền thông nội bộ, còn kết quả then chốt thể hiện cách để đến được vạch đích đó.
- Mục tiêu của truyền thông nội bộ phải chi tiết, rõ ràng, phù hợp và nhằm hoàn thành sứ mệnh chung của tổ chức.
- Một mục tiêu đã đưa ra nên có khoảng từ 3 – 5 kết quả then chốt. Các kết quả then chốt cần được chọn lọc và phải là số liệu tối ưu cho việc hoàn thành mục tiêu. Các con số đưa ra nên đầy đủ các thành phần trong công thức SMART (cụ thể, có thể đo lường được, có thể thực hiện được, liên quan đến mục tiêu, gắn với thời gian cụ thể).
XÁC ĐỊNH CÁC CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG CỤ THỂ
Để có cơ sở đo lường, so sánh, các mục tiêu cũng cần gắn với những chỉ số cụ thể. Các chỉ số này chính là những “gạch đầu dòng” để xây dựng nên kết quả then chốt.
Đối với công việc truyền thông nội bộ, các chỉ số này có thể là:
- Tỷ lệ mở các bản tin nội bộ qua email (eNewsletter)
- Tỷ lệ lượt nhấp chuột các liên kết được chia sẻ trên trang nội bộ
- Vị trí nhân viên thường truy cập
- Thiết bị nhân viên thường sử dụng để theo dõi thông tin nội bộ
- Số lượt like, chia sẻ, bình luận trên trang mạng xã hội nội bộ
- Phản hồi từ nhân viên
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PHÙ HỢP MỌI ĐỐI TƯỢNG
Môi trường làm việc hiện nay có nhiều cá nhân sở hữu tính cách đặc biệt, không kể giới tính, tuổi tác. Do vậy, kế hoạch truyền thông nội bộ cần phù hợp với mọi đối tượng, môi trường.
Bên cạnh đó, kế hoạch truyền thông nội bộ cũng cần đảm bảo tính thông tin hai chiều giữa doanh nghiệp và cán bộ nhân viên.
THƯỜNG XUYÊN CẬP NHẬT KẾ HOẠCH
Qua thực tế triển khai, bản kế hoạch truyền thông nội bộ ít nhiều sẽ có sự cập nhật, điều chỉnh. Để công việc được triển khai đúng tiến độ, bạn cần theo sát kế hoạch và kịp thời chỉnh sửa dựa vào tình hình thực tế.
Việc cập nhật này có thể thực hiện thông qua việc xây dựng các tài liệu mẫu, tham gia cuộc họp định kỳ của công ty và các phòng ban để kịp thời cập nhật những thay đổi.
Đăng nhận xét